L’ordre et la structure de vos archives
Vos armoires à archives sont pleines à craquer ? Vos archives prennent trop de place (et cet espace vous coûte cher) ? Vous avez du mal à avoir une vision d’ensemble et à vous y retrouver dans vos dossiers ? Vos documents importants sont victimes des éléments naturels ?
Si la réponse à l’une de ces questions est « oui », vous êtes au bon endroit chez Datargus. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à organiser vos archives de manière plus efficace.
01
Nettoyage des archives
Les dossiers contiennent souvent beaucoup d’éléments volants ou superflus, de post-it et de doublons. Parfois, des notes intéressantes, qui jouent un rôle important dans le dossier, figurent sur la couverture.
Lors de la (ré)organisation des archives, nous parcourons tous les dossiers et retirons les objets étrangers et les doublons des documents. De cette façon, tous les éléments superflus sont supprimés. Les archives sont limitées à ce qui est nécessaire, et vous économisez de l’espace et des coûts pour le stockage physique. Un nettoyage approfondi des dossiers implique également le classement ordonné des pièces, ce qui améliore la clarté et permet un travail plus efficace. Bref, rien que des avantages !
02
Structuration des archives
Des archives claires et bien organisées sont d’une grande importance. Il s’agit d’un outil commercial précieux. Une structure adéquate est donc indispensable à une bonne circulation de l’information entrante et sortante des archives. En mettant en place un système de classification structuré au sein de vos archives, vous vous assurez que les informations nécessaires soient trouvées rapidement et facilement, et que de nouvelles pièces d’archives puissent être facilement ajoutées.
03
Destruction des pièces de dossier
Le délai légal de conservation d’une grande partie de vos archives a expiré ? Ou bien il y a beaucoup de documents superflus dans vos archives ? Nous nous ferons un plaisir de vous aider.
Pour détruire des pièces de dossier, il ne suffit pas de les « jeter ». Il est important d’éviter que l’information tombe aux mains de personnes non concernées. La destruction de pièces de dossier doit donc se faire de manière sûre et confidentielle. Nous respectons strictement les directives et la législation RGPD lorsque des pièces doivent être supprimées, de sorte que les informations ne puissent plus être reconstituées après leur retrait des archives.
