ARCHIEFBEHEER

Puilen de kasten van het archief uit en neemt dit veel ruimte in beslag? Raakt het overzicht verloren of worden hier en daar wel eens wat dossiers door elkaar gehaald? Zijn belangrijke documenten het slachtoffer van natuurlijke elementen?

Als ook bij jouw organisatie het antwoord op één van deze vragen “ja” is, dan ben je bij Datargus aan het juiste adres. Wij helpen je met veel plezier om je archief efficiënt te gaan organiseren.

Een overzichtelijk en goed georganiseerd archief is van groot belang. Het is een waardevol bedrijfsmiddel. De informatiestroom uit en naar een archief verdient binnen elke organisatie dus een goede bescherming. Het organiseren en opschonen van je archief kost evenwel tijd en moeite, dus wat win je hier bij?

1. Je creëert overzicht en wint tijd

Als je medewerkers het archief actief gebruiken, kan je archief hier na verloop van tijd onder lijden. Dat is niet goed voor de efficiëntie van jouw bedrijf. Je medewerkers spenderen een groot deel van hun tijd aan het zoeken naar documenten in ongestructureerde archieven en zo gaan er heel wat kostbare werkuren verloren.

2. Je motiveert uw medewerkers

Een net en gestructureerd archief geeft je medewerkers een beter gevoel. Ze gaan met genoegen het archief binnen als ze weten dat ze gemakkelijk zullen vinden wat ze zoeken. Want zeg nu eens eerlijk, hoe zou je zelf zijn? Een archief in wanorde loop je toch liever voorbij dan binnen.

3. Je verhoogt de dienstverlening naar je klanten

Een schoon archief is toegankelijk, compleet en goed gestructureerd. Dat betekent dat je medewerkers snel alle noodzakelijke informatie vinden. Dat zorgt dan weer voor een snelle dienstverlening naar jouw klanten. Kortom, een opgeschoond archief maakt je bedrijfsprocessen vlotter.

Snel is niet snel genoeg? Als je een echte snelheidsduivel bent, biedt de digitalisatie van je archief zeker nog voordelen voor jouw organisatie: je digitale kopie is overal beschikbaar, vlot doorzoekbaar en dient als waardevolle back-up.

4. Je bent up-to-date

Wist je dat een groot deel van jouw bedrijfsarchief uit dubbels en verouderde documenten bestaat? Nochtans zorgen die bestanden ervoor dat je archief minder toegankelijk wordt. Zonder het te weten, verzamel je wel tien verschillende versies van eenzelfde document met het gevaar dat je de juiste, recentste of wettelijke versie niet meer terugvindt.

Regelmatig opschonen van je archief is de boodschap!

5. Je bent conform met de wetgeving

Voor heel wat documenten is een wettelijke termijn bepaald waarin deze bewaard moeten worden. Zelf heb je meestal ook wel een beeld van de “houdbaarheid” van verschillende documenten. Dankzij een goed georganiseerd archief weet je exact welke documenten wanneer moeten of mogen worden verwijderd. Zo voldoet jouw archief steeds aan de GDPR-regels inzake bewaarttermijnen.

6. Je geeft je organisatie meer ruimte

Als je organisatie groeit, groeit het archief mee. Maar als het archief groeit, krimpt de ruimte op kantoor. Dankzij goed actueel archiefbeheer houd je alleen over wat je écht nodig hebt. Bovendien is het gewoonweg handig dat je fysiek archief verkleint. Digitalisatie van je archief kan hier ook nog een handje bij helpen.

7. Je creëert zekerheid en veiligheid

Papier is gevoelig aan omgevingsfactoren. Het gaat verkleuren, alles begint te vervormen, documenten worden broos, schimmels en waterinsijpeling zorgen voor een onaangename verrassing.

Het effect van de tijd kunnen we niet stoppen, maar we kunnen wel zorgvuldig met je archief omspringen om zoveel mogelijk problemen te vermijden. Door alle documenten op een zo veilig mogelijke manier te bewaren, zorg je ervoor dat alle informatie zo goed mogelijk bewaard blijft en niets verloren gaat. Daarnaast bouw je zo de zekerheid in dat alle documenten binnen de wettelijke termijn raadpleegbaar blijven.

VRIJBLIJVEND CONTACT

Samen met onze experten kunnen we samen bij Datargus werken aan een gepaste oplossing voor het beheer van jouw archief.

Hulp nodig met je archief? Daan helpt je graag op weg…