Orde en structuur in je archief
Puilen de archiefkasten uit of neemt je archief gewoonweg te veel (dure) ruimte in beslag? Ben je het overzicht kwijt of zitten er dossiers door elkaar? Zijn belangrijke documenten het slachtoffer van natuurlijke elementen, zoals vocht?
Als het antwoord op één van deze vragen voor jouw organisatie “ja” is, dan ben je bij Datargus aan het juiste adres. Wij helpen je graag met het efficiënter organiseren van je archief.
01
Opschonen van het archief
In tal van fysieke dossiers zitten vaak losse of overbodige elementen, kleine post-its en dubbele exemplaren. Soms staan er kleine notities op de kaft die een grote rol in het dossier spelen.
Bij het (her)organiseren van een archief doorlopen we alle dossiers en verwijderen we onnodige voorwerpen en dubbele exemplaren van de documenten. Zo wordt het archief beperkt tot wat noodzakelijk is, en bespaar je ruimte en kosten voor de fysieke opslag.
02
Structureren van het archief
Bij een grondige opschoning van de dossiers hoort ook het ordelijk klasseren van de stukken, wat dan weer de overzichtelijkheid verbetert en efficiënter werken toelaat. Kortom, niets dan voordelen!
Om je archief goed georganiseerd en overzichtelijk te houden, is het belangrijk dat ook de informatiestroom naar en uit het archief gestructureerd verloopt. Door een gestructureerd classificeringssysteem te implementeren in het archief, zorg je ervoor dat de nodige informatie snel en eenvoudig teruggevonden wordt en dat nieuwe archiefstukken simpel toegevoegd kunnen worden.
03
Vernietigen van dossierstukken
Is de wettelijke bewaartermijn van enkele documenten verstreken? Of zitten er heel wat overbodige stukken in je archief? Wij helpen je graag verder.
Vernietigen van dossierstukken is meer dan gewoon weggooien. Je wil immers vermijden dat gevoelige info in de foute handen terechtkomt. Daarom zorg je er best voor dat het vernietigen van dossierstukken veilig en vertrouwelijk gebeurt. Wij hanteren de strikte GDPR-wetgeving en -richtlijnen bij het vernietigen van stukken, zodat de informatie niet meer te reconstrueren valt.
Schoon je archief vandaag nog op
Kan jij professionele hulp gebruiken bij het opschonen van je archief? Datargus structureert en ordent jouw archief met de grootste zorg. Neem hieronder contact met ons op.