Orde en structuur in je archief

Puilen de kasten van het archief uit of neemt het archief te veel (dure) ruimte in beslag? Raakt het overzicht verloren of zitten dossiers dooreen? Zijn belangrijke documenten het slachtoffer van natuurlijke elementen?

Als ook bij jouw organisatie het antwoord op één van deze vragen “ja” is, dan ben je bij Datargus aan het juiste adres. Wij helpen je graag om je archief efficiënter te organiseren.

01

Opschonen van het archief

In dossiers zitten vaak heel wat losse of overbodige elementen, kleine post-its en dubbele exemplaren. Soms staan er belangrijke notities op de kaft die een belangrijke rol in het dossier spelen.

Bij het (her)organiseren van een archief doorlopen we alle dossiers en verwijderen we vreemde voorwerpen en dubbele exemplaren van de documenten. Op deze manier worden alle overbodige elementen weggelaten. Zo wordt het archief beperkt tot wat noodzakelijk is, en bespaar je ruimte en kosten voor de fysieke opslag. Bij een grondige opschoning van de dossiers hoort ook het ordelijk klasseren van de stukken, wat dan weer de overzichtelijkheid verbetert en efficiënter werken toelaat. Kortom, niets dan voordelen!

02

Structureren van het archief

Een overzichtelijk en goed georganiseerd archief is van groot belang. Het is een waardevol bedrijfsmiddel. De informatiestroom uit en naar een archief verdient binnen elke organisatie dus een goede structuur. Door een gestructureerd classificeringssysteem te implementeren binnen een archief zorg je ervoor dat de nodige informatie snel en eenvoudig terug kan gevonden worden en dat nieuwe archiefstukken simpel toegevoegd kunnen worden.

03

Vernietigen van dossierstukken

Heb je een groot deel van het archief waarvan de wettelijke bewaartermijn verstreken is? Of zitten er heel wat overbodige stukken in je archief? Wij helpen je graag verder.

Vernietigen van dossierstukken is meer dan gewoon ‘weggooien’. Je wil immers vermijden dat informatie in de handen komt van personen die daar geen zaken mee hebben. Het vernietigen van dossierstukken moet dus op een veilige en vertrouwelijke manier gebeuren. Wij hanteren strikt de richtlijnen en GDPR-wetgeving wanneer stukken dienen te worden verwijderd, zodat de informatie niet meer te reconstrueren valt na het weghalen uit het archief.

Heb je een vraag of wil je meer info?

Vul gerust onderstaand formulier in. We nemen zo snel mogelijk contact op.