Onze aanpak in 7 stappen

In de opstartfase voorzien we een meeting bij de klant. We luisteren naar al je vragen en bespreken de noden en praktische aanpak.

Tijdens een eerste testfase, waarbij een beperkt aantal documenten het volledige proces doorlopen, krijg je de kans om nog zaken bij te sturen voor het verdere verloop van de samenwerking.

We maken een activiteitenrapport op met een overzicht van de ontvangen documenten en eventueel bijkomende gegevens. Tijdens elke stap van het productieproces vullen we het rapport verder aan. Opmerkingen tot op beeldniveau worden op deze manier gedocumenteerd.

Zitten er nog nietjes in? Hangen er post-it’s in het dossier? Zijn de bladen gekreukt? Staan er belangrijke notities op de kaft? Wij schonen alle documenten fysiek op en maken ze scanklaar.

Datargus beschikt over een eigen scanstraat. Hiermee kunnen wij grote hoeveelheden papieren documenten, dossiers of objecten omzetten naar digitale bestanden met behulp van diverse scanapparatuur, herkenningstechnologieën en batchmethodes.

Onze apparatuur is up-to-date en wordt constant bijgewerkt om onze klanten steeds de beste kwaliteit tegen de scherpste prijs te bieden.

Enkele scanners binnen ons gamma:

• Doorvoerscanner
  Voor losse documenten, fiches, kleine kaartjes, e.d.m. gebruiken we een doorvoerscanner. Op deze manier kunnen we grote hoeveelheden op korte tijd verwerken.
• Breedformaat-scanner
  Plannen, dossiers, posters, affiches die een groot formaat hebben digitaliseren wij met een breedformaat-scanner. Grote formaten kunnen op die manier relatief snel verwerkt worden.
• Statische scanner
  Als we met gevoelige dragers moeten werken, zoals oude plannen, delicate affiches of reeds gescheurde of beschadigde stukken, dan gebeurt het digitaliseren via een flatbed scanner. Zo vermijden we schade aan de originelen tijdens het scannen.

Elk van onze scanners is uitgerust met automatische beeldoptimalisatie software, zodat de beeldkwaliteit tijdens het scanproces kan worden bijgestuurd indien nodig.

Na het digitaliseren wordt – naast de geautomatiseerde beeldkwaliteitscontrole – ook nog een manuele visuele controle uitgevoerd op de beelden. Staan de beelden juist georiënteerd? Werden alle blanco bladen softwarematig verwijderd? Naast beeldkwaliteit controleren we ook doorheen het volledige proces meermaals op volledigheid en dat meermaals doorheen het volledige proces: hebben we wel alle stukken ingescand? Zo garanderen we de volledigheid van uw dossiers.

De digitale bestanden worden geëxporteerd en onze software zorgt ervoor dat elk document een correcte benaming krijgt en binnen een logische structuur opgeslagen wordt – zo zijn al je dossierstukken makkelijk vindbaar achteraf.

Meestal voegen we ook OCR (optical character recognition) toe, waardoor de beelden omgezet worden in bruikbare documenten met tekstherkenning. Naast OCR zijn er nog tal van opties beschikbaar voor het toevoegen van metadata, zoals het toevoegen van metadata in de vorm van tiff-tags of XML. Dat kan zowel manueel als geautomatiseerd gebeuren.

Hoe meer nuttige metadata er aan je digitale dossierstukken wordt toegevoegd, hoe beter de ontsluiting van de inhoud van je archief.

De digitale bestanden worden in de gewenste bestandstypen terug aan jou aangeleverd via een beveiligde FTP-server of een externe harde schijf met pincode.

Wij leveren de bestanden standaard op in PDF/A formaat, als raadpleegkopie. PDF/A staat voor Portable Document Format Archivable, ook bekend als ISO 19005-1. Dit is een speciale variant van het gewone PDF-formaat, specifiek ontwikkeld voor archivering. PDF/A is daarom perfect geschikt voor het opslaan van digitale documenten.

Alle gegevens kunnen gekoppeld worden aan bestaande softwaresystemen. Door de samenwerking met zusterbedrijf Novado binnen de Vanden Broele Groep kunnen wij een koppeling voorzien via XML of door middel van een API op maat.

Na de aanvaarding door de klant van de opgeleverde digitale archiefstukken, worden de papieren stukken ofwel op een ecologisch verantwoorde manier vernietigd, ofwel teruggebracht naar de klant via onze eigen chauffeur. Indien gewenst voorzien we nieuwe, zuurvrije dozen voor een veilige opslag.

Na de eindevaluatie van het project, waarbij we graag van de klant horen waar we nog beter kunnen worden, volgt tot slot een transparante facturatie.