Notre approche en 7 étapes

Au stade du démarrage, Vanden Broele organise une réunion avec le client pour échanger et répondre à toutes ses questions et remarques. Nous parlons de ses besoins et de l’approche pratique qui sera mise en place. Durant le premier stade expérimental, un échantillon de documents suit toutes les étapes du processus, et le client a la possibilité d’apporter des ajustements à l’approche choisie.

Nous établissons un rapport d’activités comprenant une liste des documents reçus et de toutes les informations supplémentaires. À chaque étape du processus de production, le rapport peut être complété. Des commentaires peuvent être insérés y compris sur les images.

Il y a des agrafes ou des post-it dans le dossier ? Certaines feuilles sont froissées ? Il y a des notes importantes sur la couverture ? Nous nettoyons physiquement tous les documents pour qu’ils soient prêts à être scannés.

Vanden Broele dispose de sa propre chaîne de numérisation. Cela nous permet de convertir de grandes quantités de documents papier, de dossiers et d’objets en fichiers numériques à l’aide de différents équipements de numérisation, de technologies de reconnaissance et de méthodes de traitement par lots.

Notre équipement est mis à jour et renouvelé régulièrement, afin de toujours offrir la meilleure qualité au meilleur prix.

Quelques scanners de notre gamme :

• Scanner à défilement :
  Pour les documents volants, les fiches, les cartes de visite, etc. nous utilisons un scanner à défilement. De cette manière, nous pouvons traiter de grandes quantités de documents en peu de temps.
• Scanner grand format :
  Les plans, les dossiers, les posters et les affiches de grande taille sont numérisés à l’aide d’un scanner grand format. De cette manière, les grands formats peuvent être traités plus rapidement.
• Scanner statique :
  Si nous devons travailler avec des supports sensibles, tels que des vieux plans, des affiches délicates, des pièces déjà déchirées ou endommagées, la numérisation se fait par l’intermédiaire d’un scanner à plat. Nous évitons ainsi d’endommager les originaux lors de la numérisation.

Chacun de nos scanners est équipé d’un logiciel d’optimisation automatique de l’image, de sorte que la qualité de l’image peut être ajustée pendant le processus de numérisation si nécessaire.

Après la numérisation, en plus du contrôle automatisé de la qualité des images, un contrôle visuel manuel est également effectué : les images sont-elles correctement orientées ? Les pages vierges ont-elles toutes été supprimées par le logiciel ? En plus de la qualité de l’image, nous vérifions également son exhaustivité à plusieurs reprises tout au long du processus : avons-nous bien scanné toutes les pièces ? C’est ainsi que nous garantissons l’exhaustivité de vos dossiers.

Les fichiers numériques sont exportés tandis que le logiciel assure une dénomination correcte et un enregistrement dans une structure logique. De cette manière, les pièces du dossier sont déjà bien plus faciles à trouver.

Généralement, nous ajoutons également la reconnaissance optique de caractères (OCR), qui convertit les images en documents utilisables à l’aide de la technologie de reconnaissance textuelle. Outre l’OCR, il existe de nombreuses options pour ajouter des métadonnées, comme l’ajout sous forme de balises TIFF ou de XML. Cela peut se faire manuellement ou automatiquement. Plus il y aura de métadonnées ajoutées à vos documents numériques, plus l’accès au contenu de vos archives sera facile.

Les fichiers numériques sont livrés dans les formats de fichiers souhaités via un serveur FTP sécurisé ou un disque dur externe.

Nous livrons par défaut les fichiers au format PDF/A en version copie de consultation. PDF/A est l’abréviation de Portable Document Format Archivable, également connue sous le nom de ISO 19005-1, une variante du format PDF traditionnel spécialement conçue pour l’archivage. Le PDF/A convient donc à l’enregistrement des documents numériques.

Toutes les données peuvent être intégrées à des logiciels existants. Grâce à la coopération avec Novado, l’entreprise sœur de Vanden Broele Group, nous pouvons fournir un lien via XML ou via une API sur mesure.

Après validation par le client des archives numériques, les documents papier sont soit détruits de manière écologiquement responsable, soit retournés au client par l’intermédiaire de notre propre chauffeur. Nous pouvons les retourner dans de nouvelles boîtes à archives sans acide pour un stockage sûr.

Vient ensuite l’évaluation finale du projet, durant laquelle nous demandons au client comment nous pouvons encore nous améliorer, puis la facturation se fait de manière transparente.