Waarom je archief structureren en digitaliseren?
Een archief uitsorteren en inscannen kost uiteraard tijd en energie, en dus geld. Maar die investering haal je er snel terug uit. Niet alleen helpt het je om efficiënter te werken, het vermijdt ook dat kostbare informatie verloren gaat of verkeerd wordt gebruikt.
De efficiëntie in je werkplek verhogen
Gemakkelijk toegankelijke gegevens helpen je om sneller te werken, eenvoudiger informatie te delen en het overzicht te bewaren. Een hogere efficiëntie werkt kostenbesparend en zorgt ervoor dat er meer tijd vrijkomt voor andere kerntaken.
Je archiefkasten herorganiseren bespaart je enorm veel tijd op langere termijn. We nemen je archief onder de loep en delen alle dossiers opnieuw in via een overzichtelijke structuur. Zo weet je steeds waar je elk document kan terugvinden.
Via een digitaal archief ben je slechts enkele klikken verwijderd van elk document. Na gebruik kunnen documenten ook niet meer foutief teruggeplaatst worden. Ze blijven op dezelfde locatie bewaard en zijn raadpleegbaar van waar je maar wil, wanneer je maar wil.
Vind specifieke documenten of gegevens eenvoudig terug via diverse mogelijkheden. Dankzij de toegevoegde metadata kan je bijvoorbeeld zoeken op basis van namen, kernwoorden, categorieën, datums en nog veel meer.
Betere samenwerking met collega's en klanten
- Kopieer documenten snel en eenvoudig
- Stuur bestanden onmiddellijk door via e-mail
- Raadpleeg gelijktijdig hetzelfde dossier vanop afstand
- Weet wanneer en door wie documenten laatst bewerkt werden
- Beantwoord vragen sneller met de juiste informatie
- Stel bewerkingsrechten voor individuele personen in
Nooit meer kostbare data verliezen
Voor elk bedrijf of organisatie is informatie zeer kostbaar, soms zelfs van onschatbare waarde. Zorg ervoor dat de toekomst van je data verzekerd is.
Veilig van fysieke schade
Brand, water, ongedierte, schimmels of louter de tand des tijds. Allen vormen ze een gevaar voor een papieren archief. Door deze kostbare gegevens om te zetten in digitale informatie, neem je deze bedreiging volledig weg.
Bewaren van informatie
Papieren documenten kan je makkelijk kwijtraken. Zodra iemand het op de verkeerde plaats terug opbergt, wordt het soms een ongelofelijke zoektocht om deze terug te vinden. Wie had het laatst uitgehaald of meegenomen? Vaak niemand die het kan zeggen.
Op een correcte manier omgaan met gegevens
Er zijn strikte regels voorzien in de privacywet rond het bewaren van gegevens. Bewaak de integriteit van je archief conform deze wetgeving en vermijd onbewuste overtredingen.
De juiste toegang aan de juiste rollen
Scherm privacygevoelige gegevens af van de buitenwereld en van personen die niet beschikken over de juiste bevoegdheden. Beperk de toegang tot bepaalde gegevens zodat enkel de juiste personen deze kunnen zien en/of bewerken.
De wettelijke bewaartermijnen
Allerlei soorten documenten, zoals contracten en financiële dossiers, hebben verschillende wettelijke bewaartermijnen. Ook andere gegevens, zoals persoonlijke gegevens van klanten, mogen slechts voor een bepaalde periode bijgehouden worden.
In orde met de gegevensbescherming
Iedereen kan vragen welke gegevens je hebt van hem of haar en/of vragen om die gegevens te verwijderen. Als je die wens niet meteen kan invullen, dan wordt dat gezien als een overtreding.
Overtuigd van de vele voordelen?
Neem contact met ons op voor extra informatie of een vrijblijvende offerte.