Pourquoi structurer et numériser vos archives ?
Trier et scanner une archive coûte du temps, de l’énergie, et donc de l’argent. Mais cet investissement est rapidement amorti. Non seulement il vous aide à travailler plus efficacement, mais il empêche également la perte ou l’utilisation abusive d’informations précieuses.
Augmentez l'efficacité de votre lieu de travail
Des données facilement accessibles vous permettent de travailler plus rapidement, de partager plus facilement les informations et de garder une vue d’ensemble.
La réorganisation de vos armoires à archives vous fera gagner beaucoup de temps sur le long terme. Nous examinons minutieusement vos archives et regroupons tous les dossiers selon une structure claire. De cette façon, vous savez toujours où vous pouvez trouver chaque document.
Vous souhaitez trouver et consulter rapidement un document spécifique ? Grâce à l’archivage numérique, il suffit de quelques clics. Après utilisation, les documents ne peuvent plus être remis au mauvais endroit ou disparaître entre des piles de papier. Ils restent stockés au même endroit et peuvent être consultés où vous voulez, quand vous voulez.
Plusieurs possibilités existent pour trouver facilement des documents ou des données spécifiques. Grâce à l’ajout de métadonnées, vous pouvez par exemple effectuer des recherches à l’aide de noms, de mots-clés, de catégories, de dates etc.
Collaborez plus efficacement avec vos collègues et vos clients
- Copiez les documents facilement et rapidement
- Transmettez immédiatement les fichiers par e-mail
- Consultez simultanément le même dossier à distance
- Sachez qui a édité les documents et à quel moment
- Répondez plus vite aux questions avec les bonnes informations
Ne plus jamais perdre de données précieuses
Pour chaque entreprise et chaque structure, les informations sont précieuses, parfois même inestimables. Assurez-vous que l’avenir de vos données est assuré.
À l'abri des dommages
Le feu, l’eau, les animaux nuisibles, la moisissure ou tout simplement l’usure, représentent un danger pour les archives papier. En convertissant ces précieuses données en informations numériques, vous éliminez complètement cette menace.
Conservation des informations
Les documents papier peuvent facilement être perdus. Il suffit que quelqu’un les remette au mauvais endroit pour qu’il soit très difficile de les retrouver. Qui a été le dernier à les consulter ou à les emporter avec lui ? Bien souvent, personne ne peut le dire.
Un traitement correct des données
La loi sur la protection de la vie privée contient des règles strictes concernant la conservation des données. Protégez l’intégrité de vos archives conformément à cette législation et évitez les violations involontaires.
Le bon accès aux bonnes personnes
Les données sensibles relevant du domaine privé doivent être protégées du monde extérieur et des personnes non autorisées. Limitez l’accès à certaines données, afin que seules les bonnes personnes puissent les voir et/ou les modifier.
La durée légale de conservation des documents
Le délai légal de conservation varie selon le type de document (contrats, dossiers financiers etc.). D’autres données, telles que les données personnelles des clients, ne peuvent être conservées que pour une durée limitée. Vous êtes ensuite dans l’obligation de les supprimer.
En règle avec la protection des données
Quand une personne vous demande quelles sont les données dont vous disposez, et/ou qu’elle vous demande de les supprimer, vous devez lui apporter une réponse instantanée. Si vous ne pouvez pas le faire immédiatement, cela sera considéré comme une infraction.
Convaincu des nombreux avantages Datargus ?
Vous avez une question ou vous souhaitez plus d’informations ?